Instructivo que regula la atención de las solicitudes de acceso a la información pública en las entidades obligadas por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

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Instructivo que regula la atención de las solicitudes de acceso a la información pública en las entidades obligadas por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

En el Registro Oficial número 484 del 9 del mayo del 2019 se publicó el instructivo que regula la atención de las solicitudes de acceso a la información pública, expedido por la Defensoría del Pueblo; instructivo que señala:

  1. Objetivo

El objetivo del instructivo es agilizar la respuesta a las solicitudes de información pública por parte de los sujetos obligados a proporcionar tal información.

2. Información pública

De acuerdo al artículo 1 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, información pública es toda la información que esté en poder o emane de personas jurídicas de derecho público o privado que, para el tema materia de la información, tengan participación del Estado o sean concesionarios de este, en cualquiera de sus modalidades, siempre que no se halle en las excepciones de dicha Ley.

3. Excepciones

De acuerdo al artículo 17 de la ley mencionada, no procede el derecho de acceso a la información pública en estos casos: (i) respecto de documentos calificados como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional; y, (ii) respeecto de las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.

4. Modalidades de la solicitud

Se podrá acceder a la información pública mediante: (i) solicitud física; y/o (ii) solicitud por medios electrónicos. Se entiende electrónica la solicitud receptada a través del link para la interacción ciudadana de “contacto” o “contáctenos”, correo electrónico o sus similares.

5. ¿A quién se dirige la solicitud?:

La solicitud deberá ser dirigida al representante legal o titular de la entidad responsable de proporcionar la información. Esta persona podrá delegar mediante resolución a sus representantes provinciales o regionales.

6. Modelo de solicitud

Está prohibido que los sujetos obligados a proporcionar información exijan un modelo en particular y/o un pago de tasas. Se permite un modelo de solicitud de información pero solo como guía y que cobren los gastos incurridos en copias, si es el caso. La solicitud debe: (i) contener en forma clara la identificación del solicitante; (ii) contener la ubicación de los datos o temas motivo de la solicitud; y, (iii) contar con los medios para la notificación.

7. ¿Quién recibe la solicitud?

La solicitud deberá ser recibida por las  unidades de gestión documental y archivo a nivel nacional o quien haga sus veces, y será regularizada y registrada por el sistema de gestión documental y archivo existente. En el caso de las solicitudes electrónicas, se registrarán y se les asignará un código para su debido seguimiento y se emitirá una respuesta inmediata y automática de recepción.

8. Plazo

Se deberá contestar la solicitud en un plazo obligatorio de diez días, que puede aplazarse por cinco días más por causas debidamente justificadas e informadas al peticionario.

9. Proceso

(i) La persona que esté a cargo de la solicitud de información deberá identificar el tema requerido y su competencia para responderla. Deberá también remitir a la respectiva unidad que custodie la información para la preparación de la respuesta y el retorno de dicha respuesta para su suscripción y despacho. (ii) La persona a la que se le asignó la contestación deberá verificar que la información no esté clasificada como confidencial y, luego, deberá preparar un proyecto de respuesta para la firma del titular o representante legal de la entidad.

10. Contenido de la respuesta

La respuesta deberá ser: (i) motivada; (ii) oportuna; (iii) objetiva; (iv) veraz; y, (v) completa.

11. Notificación de la respuesta

En caso de solicitudes físicas, las respuestas  deberán ser firmadas por el titular o el representante legal de la entidad, y notificadas a través de la unidad de gestión documental; y, en el caso de solicitudes electrónicas, las contestaciones deberán ser generadas por el sistema de gestión documental y archivo existente y enviadas a la unidad encargada de la atención y administración de los medios digitales de recepción de solicitudes, para que sean notificadas por la misma vía digital por la cual se realizó el requerimiento.

12. Multas

La negación de la información solicitada se sanciona con multas, de acuerdo al artículo 23 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La multa oscila desde el equivalente a un mes de salario hasta la destitución del cargo; ello según la gravedad de la falta del funcionario.

Ab. Lisseth Armijos Romero
Consulegis Abogados