La socia de Consulegis, Tatiana Vernaza, nos da ciertas recomendaciones

La obligación de celebrar la Junta General Ordinaria dentro de los primeros tres meses del año es cumplida por la mayoría de compañías pero no siempre de forma correcta. Esta obligación está en el artículo 231.2 de la Ley de Compañías y se cumple tras el cierre del ejercicio social para aprobar las cuentas, los informes de administradores y comisarios.

Hay algunas sencillas razones que explican estos errores:

1. El acta de junta general y su correspondiente certificación se suele hacer a última hora
2. Estos documentos legales no siempre son preparados por abogados
3. La preparación de estos documentos se basa a los de anteriores años sin incluir modificaciones sufridas por el cambio de normativa.

Algunos de los errores más comunes —y sus respectivas recomendaciones— en la preparación de la documentación societaria requerida por la Ley de Compañías para la Junta General Ordinaria son los siguientes:

a) Todas las juntas generales requieren no solo del acta, sino de una certificación del acta y listado de asistente. Lo anterior junto con los documentos sobre lo que se trató en la junta se deben de archivar en el libro de expedientes de la Junta General.

b) El orden de los asuntos debe realizarse de acuerdo al artículo 231 de la Ley de Compañías: informe de comisarios, informe de administradores y luego las cuentas, el balance, y en su caso los informes de auditoría externa en los casos que proceda. Tras ello, se deberá de resolver sobre de la distribución de los beneficios sociales. Respecto de este punto, la normativa sobre auditoría cambió.

c) Reserva legal. Es necesario mencionar —a la hora de repartir utilidades— el porcentaje que se destine a la formación del fondo de reserva legal. La Ley de Compañías dispone que de las utilidades líquidas se debe de tomar un porcentaje no menor al 10% para este fondo, hasta que el fondo “alcance por lo menos el cincuenta por ciento del capital social”.

d) Respecto de la distribución de utilidades, muchas veces la junta general no trata sobre este asunto y lo deja a consideración de una futura junta general; en otros caso se incluyen resoluciones escuetas que no se corresponden con una cuenta contable adecuada.

e) Existen también una serie de disposiciones y límites respecto de:
1. La asignación de beneficios anuales para dividendos; y
2. El límite máximo para reservas facultativas.

Ambos tienen como limitante común el acuerdo/autorización unánime en contrario de la junta general.

f) La junta debe llegar a un acuerdo sobre la disposición de las utilidades, pues de lo contrario “el remanente de las utilidades líquidas y realizadas que se obtuvieren en el respectivo ejercicio económico, que no se hubiere repartido o destinado a la constitución de reservas legales y facultativas, deberá ser capitalizado.” Existen varias interpretaciones sobre el alcance de esta disposición y su aplicación a todas las compañías o únicamente a aquellas que no se encuentren registradas en el Catastro de Mercado de Valores.

g) La memoria del administrador y el informe de los comisarios deben estar a disposición de los accionistas por lo menos con 15 días de anticipación a la fecha de la Junta General.

Finalmente, y como dato adicional, es necesario tener presente que en las juntas generales ordinarias se puede tratar sobre la “suspensión y remoción de los administradores y más miembros de los organismos de administración” sin que ello figure en el orden del día. Lo anterior sin perjuicio de que la documentación legal para documentar la Junta General Ordinaria debe de cumplir con los requisitos generales y estatutarios para convocar, instalar y adoptar acuerdos en la junta.

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